Politique de confidentialité
Cette politique s’applique à la Villa Tournesol.
Date de dernière mise à jour : 11 janvier 2024.
Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour la Villa Tournesol.
La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer :
- La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels. Doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s’agit notamment de votre prénom et nom, de votre adresse courriel, de votre numéro de téléphone, de votre adresse postale et parfois de votre âge, de votre localisation ou encore de votre adresse IP;
- Quels sont vos droits concernant ces renseignements;
- Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités;
- À qui ces renseignements sont transmis;
- La politique du site en matière de fichiers témoins (« cookies »).
Cette politique de confidentialité complète les Conditions générales d’utilisation que vous pouvez consulter à l’adresse suivante : villatournesol.org
1. COLLECTE
de renseignements personnels
Nous collectons les renseignements personnels suivants :
- Nom
- Prénom
- Date de naissance
- Numéro d’assurance maladie
- Diagnostic
- Adresse électronique
- Numéro de téléphone/de télécopieur
- Adresse postale
- Nom de votre médecin
- Nom de votre pharmacie
- Nom de votre épouse/époux
- Contact en cas d’urgence
Les personnes suivantes ont accès à tous les renseignements personnels recueillis par notre organisme :
- Directrice générale : Sophie Leblanc
- Équipe de préposés aux bénéficiaires de la Villa Tournesol
Les personnes suivantes ont accès à certains renseignements personnels pour mener à bien leurs tâches :
- Professionnels de la santé du maintien à domicile du CIUSSS-MCQ
Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par l’entremise des modes de collecte décrits ci-bas, dans les sections « Formulaires et modes de collecte » et suivantes.
2. FORMULAIRES
et modes de collecte
Vos renseignements personnels sont collectés par l’entremise des méthodes suivantes :
- Formulaire d’accueil lors de l’arrivée
- Manuellement (téléphone ou par courriel)
- Formulaire de contact sur le site web
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
- Liste à jour de locataires
- Gestion du site Web
- Liste à jour des employés et des administrateurs
3.
Interactivité
Vos renseignements personnels sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et notre site Web. Ces renseignements sont collectés par les moyens suivants :
- Correspondance
- Information sur le milieu de vie
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
- Contact
- Gestion du site web
- Le bien de nos membres
4. FICHIERS JOURNAUX
et témoins
Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (« log files ») et de fichiers témoins (« cookies »). Ces fichiers nous permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour votre confort.
a) Description des fichiers témoins utilisés par le site
Il s’agit principalement des informations suivantes :
- Adresse IP
- Système d’exploitation
- Pages visitées et requêtes
- Heure et jour de connexion
Le recours à de tels fichiers nous permet d’atteindre les objectifs suivants :
- Amélioration du service et accueil personnalisé
- Création de profils personnalisés de consommation
- Suivis de commande
- Études statistiques
- Vérifications de sécurité sur notre site web
b) Opposition à l’utilisation de fichiers témoins par le site
Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces fichiers témoins en configurant votre logiciel de navigation.
Dans le cas où vous décidez de désactiver les fichiers témoins, vous pourrez ensuite poursuivre votre navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne peut être considéré comme étant de notre fait.
5. PARTAGE
des renseignements personnels
Nous nous engageons à ne pas vendre à des tiers ou généralement commercialiser les renseignements personnels collectés.
Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient partagés à des tiers, vous pouvez vous y opposer au moment de la collecte ou à tout moment par la suite, tel que mentionné dans la section « Droit d’opposition et de retrait ».
6. Durée de conservation
des renseignements personnels
Le responsable du traitement des renseignements personnels conservera dans ses systèmes informatiques du site et dans des conditions raisonnables de sécurité l’ensemble des renseignements personnels collectés pour une durée de sept ans d’inactivité.
7. Hébergement et stockage
des renseignements personnels
- Notre site est hébergé par : ADN communication
- Nous utilisons Microsoft Office
Si vous avez une quelconque inquiétude concernant la confidentialité chez ADN communication ou souhaitez contacter l’un de leurs responsables du traitement des données, veuillez les contacter à l’adresse suivante :
AND communication
4140, boul de Shawinigan-Sud, Shawinigan (QC) G9P 4G2
819 537-5121 #228
Vos informations pour la facturation sont hébergées dans : Suite Office
Nous stockons nos renseignements personnels dans : Excel
Vos informations personnelles et les notes contenues à votre dossier en lien avec votre plan de soins sont hébergées dans : Suite Office
Nous stockons nos renseignements personnels dans : World
8. Responsable du traitement
des renseignements personnels
a) Le responsable du traitement des renseignements personnels
Le responsable du traitement des renseignements personnels est : Sophie Leblanc. Elle peut être contactée de la manière suivante :
Par courriel à villatournesol@cgocable.ca
Le responsable du traitement des renseignements personnels est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels
b) Obligations du responsable du traitement des renseignements personnels
Le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés.
De plus, le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnées.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable du traitement s’engage à vous en informer par tout moyen.
9. Droit d’opposition
et de retrait
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels par le site (« droit d’opposition »). Vous avez également le droit de demander à ce que vos renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion (« droit de retrait »).
Afin de formuler une opposition au traitement de vos renseignements personnels ou demander le retrait de vos renseignements personnels, vous devez suivre la procédure suivante :
L’utilisateur doit faire une demande de limitation au traitement de ses renseignements personnels auprès du responsable : Sophie Leblanc du traitement des renseignements, en envoyant un courriel à l’adresse prévue : villatournesol@cgocable.ca
10. Droit d’accès
de rectification et de suppression
Vous pouvez prendre connaissance, mettre à jour, modifier ou demander la suppression des renseignements vous concernant, en respectant la procédure ci-après énoncée :
L’utilisateur doit faire une demande auprès du responsable du traitement des données personnelles en envoyant un courriel spécifiant l’objet de sa demande à l’adresse ci-haut mentionnée.
Nous procédons à la destruction des renseignements personnels de la manière suivante :
Les documents papiers sont déchiquetés.
Les documents informatisés sont détruits en suivant la procédure proposée par la Suite Office
11. Description des activités de sensibilisation
et de formation sur la protection des renseignements personnels
Sophie Leblanc, Directrice générale : Atelier d’informations et de discussion donnée par le ROPH.
12. Processus
et gestion d’incidents de confidentialité
Modèle du registre d’incidents
a) SÉCURITÉ
Les informations personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.
Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes :
- Gestion des accès – personne autorisée
- Logiciel de surveillance du réseau
- Sauvegarde automatique
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des informations personnelles.
b) CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l’adresse ci-après indiquée :
villatournesol@cgocable.ca
Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur.
Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés.
c) ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
En navigant sur le site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l’utilisation de fichiers témoins.
d) LÉGISLATION
Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans :
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ; et/ou
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5.
Nous
joindre
819 536-5333
villatournesol@cgocable.ca
80, 116e Rue Shawinigan (QC) G9P 5K7
